隨著混合和遠(yuǎn)程工作環(huán)境的快速增長，這些項(xiàng)目變得更加復(fù)雜。組織現(xiàn)在必須考慮如何讓他們的遠(yuǎn)程員工連接到他們需要的資源，同時(shí)保持與第三方供應(yīng)商的順暢通信。對于較大的項(xiàng)目和長期的約定，困惑和沮喪會很快破壞生產(chǎn)力，除非建立一個(gè)過程來促進(jìn)正在進(jìn)行的協(xié)作。

　　共享資產(chǎn)的挑戰(zhàn) 營銷團(tuán)隊(duì)在與外部合作者合作時(shí)面臨的最大挑戰(zhàn)之一是如何以一種安全且易于管理的方式提供他們的數(shù)字資產(chǎn)。云存儲服務(wù)使得跨其他業(yè)務(wù)功能的協(xié)作變得更加容易，但Google Drive和Dropbox等平臺并不是專門為滿足創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)的需求而設(shè)計(jì)的。

　　以下是與共享資產(chǎn)相關(guān)的一些最大的挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)經(jīng)常結(jié)合在一起降低工作效率:

　　許可 大多數(shù)云存儲平臺基于用戶權(quán)限管理對文件的訪問。理論上，這是一種完全合理的方法，可以防止未經(jīng)授權(quán)的人打開或修改文件。然而，當(dāng)涉及到與組織外的第三方協(xié)作時(shí)，這很快就會成為一個(gè)巨大的難題。不是每個(gè)合作者都可以訪問正在使用的每個(gè)平臺， 造成瓶頸和混亂。由于組織經(jīng)常使用這些平臺來存儲不僅僅是內(nèi)容，所以他們需要非常小心如何授予權(quán)限以避免潛在的安全問題。

　　所有這些都必須為每個(gè)需要訪問的人小心管理，然后一旦項(xiàng)目完成，所有的權(quán)限都需要刪除。如果使用多個(gè)平臺來存儲和處理資產(chǎn)，很快就很難跟蹤誰可以訪問什么。每次有新的合作者加入團(tuán)隊(duì)，都必須設(shè)置一組新的權(quán)限來授予他們訪問權(quán)限，這使得他們更難開始工作。

　　定位資產(chǎn) 即使在訪問權(quán)限被挑選出來之后，參與項(xiàng)目的人仍然需要能夠?yàn)樗麄儺?dāng)前的任務(wù)找到合適的資產(chǎn)。不幸的是，云存儲平臺有時(shí)會使這一過程變得更加困難。在基本的搜索功能和糟糕的組織工具之間，及時(shí)找到一個(gè)特定的文件通常是相當(dāng)困難的。這轉(zhuǎn)化為低效、沮喪，最糟糕的是，錯(cuò)過最后期限。

　　當(dāng)每個(gè)組織使用多個(gè)云平臺時(shí)，所有這些挑戰(zhàn)都變得更加嚴(yán)峻。如果沒有數(shù)字資產(chǎn)的單一真實(shí)來源，合作者經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)自己在多個(gè)系統(tǒng)中搜索以找到他們需要的內(nèi)容，這只會造成進(jìn)一步的延遲。還有一個(gè)潛在的安全問題，即讓第三方在組織的云存儲中尋找資產(chǎn)并偶然發(fā)現(xiàn)機(jī)密數(shù)據(jù)。

　　內(nèi)容共享 當(dāng)涉及多個(gè)外部合作者時(shí)，共享和接收內(nèi)容也可能被證明是相當(dāng)困難的。沒有所有內(nèi)容的單一真實(shí)來源，很難知道資產(chǎn)需要上傳到哪里，以及應(yīng)該遵循什么模式來保持它們的組織性。當(dāng)文件被幾個(gè)合作者上傳、下載、然后重新上傳到共享文件夾時(shí)，有足夠的機(jī)會出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤， 導(dǎo)致不必要的延誤和重復(fù)工作。當(dāng)涉及多方時(shí)，分發(fā)上傳的內(nèi)容也是一個(gè)挑戰(zhàn)。授予對存儲在各種共享平臺中的單個(gè)資產(chǎn)的訪問權(quán)既繁瑣又令人困惑，這只會降低生產(chǎn)率。

　　內(nèi)容共享的不確定性尤其危險(xiǎn)，因?yàn)樗鼈兒苋菀灼茐陌姹究刂?。如果沒有人完全確定他們正在使用的資產(chǎn)是最新的版本，他們可能會重復(fù)已經(jīng)完成的工作，或者無法合并對文件的以前版本所做的更改。雖然可以通過嚴(yán)格的監(jiān)督手動維護(hù)版本控制， 只需要一個(gè)人抓取錯(cuò)誤的文件或給另一個(gè)人貼錯(cuò)標(biāo)簽，就能在內(nèi)容制作中造成巨大的問題。

　　簡化與數(shù)字資產(chǎn)管理軟件的協(xié)作 數(shù)字資產(chǎn)管理(DAM)解決方案可以幫助組織克服這些協(xié)作挑戰(zhàn)，為所有數(shù)字資產(chǎn)創(chuàng)建單一的真實(shí)來源，同時(shí)使它們易于共享和訪問。與其嘗試在多個(gè)存儲服務(wù)中存儲像高分辨率圖像、視頻和音頻文件這樣的內(nèi)容， 相反，他們可以建立自己的數(shù)字資產(chǎn)管理平臺來容納第三方合作者。

　　將數(shù)字資產(chǎn)整合到一個(gè)位置使管理權(quán)限和限制潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)變得更加容易。帳戶管理員可以簡單地從中央控制面板授予權(quán)限， 允許他們指定哪些外部貢獻(xiàn)者可以編輯和上傳文件，哪些可以簡單地查看和下載資產(chǎn)。這些權(quán)限使團(tuán)隊(duì)能夠構(gòu)建協(xié)作工作流，明確誰擁有內(nèi)容創(chuàng)建過程的關(guān)鍵步驟。

　　與大多數(shù)云存儲平臺不同，數(shù)字資產(chǎn)管理解決方案是專為簡化數(shù)字資產(chǎn)的組織和定位而設(shè)計(jì)的。除了可以以多種方式排序的文件夾和相冊之外，系統(tǒng)中的每個(gè)文件都可以通過搜索標(biāo)簽和關(guān)鍵字等元數(shù)據(jù)標(biāo)簽來快速定位。復(fù)雜的數(shù)字資產(chǎn)管理解決方案甚至可以使用圖像識別軟件自動標(biāo)記內(nèi)容。即使資產(chǎn)沒有被正確標(biāo)記， 通過簡單的上下文搜索仍然可以很容易地找到它。這大大減少了檢索內(nèi)容所需的時(shí)間。

　　對于涉及多個(gè)第三方貢獻(xiàn)者的協(xié)作項(xiàng)目，數(shù)字資產(chǎn)管理平臺使共享內(nèi)容和減少版本混亂變得更加容易。共享資產(chǎn)最有效的方法是創(chuàng)建定制的門戶，只提供與當(dāng)前項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)容。權(quán)限可以完全集成到門戶本身中， 即時(shí)授予創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)訪問權(quán)限，無需單獨(dú)管理帳戶狀態(tài)。由于定制的門戶只連接到與工作范圍相關(guān)的資產(chǎn)，因此安全性問題很少。

　　數(shù)字資產(chǎn)管理平臺還可以使用可共享的鏈接來提供對內(nèi)容的訪問，或者允許第三方合作者上傳資產(chǎn)。這對于內(nèi)容只需要單向流動的小型項(xiàng)目尤其有用。舉例來說，一個(gè)提供攝影圖片的機(jī)構(gòu)或自由職業(yè)者只需要上傳內(nèi)容的能力，而不需要訪問整個(gè)圖書館。